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Descripción de las funciones de Secretario / Muestra de responsabilidad y funciones

  • Componer tipo y distribución de correspondencia rutinaria de notas e informes de reuniones
  • Formas completas según procedimientos de la empresa
  • Organizar y coordinar reuniones de conferencias y reservaciones para el personal de la oficina de viajes
  • Saludar a los visitantes y manejar llamadas su y dirigir a las personas adecuadas según sus necesidades
  • Hacer copias de correspondencia y otro material impreso
  • Programar y confirmar citas para clientes clientes o supervisores
  • Establecer y mantener el papel y sistemas de presentación electrónica para la correspondencia de los registros y otros materiales
  • Recoger y desembolsar fondos de cuentas de caja y mantener los registros de cobros y desembolsos
  • Realizar búsquedas para encontrar información necesaria utilizando este tipo de fuentes como la Internet
  • Aprender a operar las nuevas tecnologías de oficina, que se desarrolló e implementó
  • Operar sistemas de correo electrónico y coordinar el flujo de información tanto interna como con otras organizaciones
  • Realizar las tareas solicitadas por directo y según la necesidad del negocio
  • Preparar y gestionar los documentos e informes de correspondencia
  • Responsable de actualización y producción de folleto seguimiento de documentos del Ministerio
  • Contacto con clientes y clientes en todos los niveles
  • Organización de visitas y otras tareas generales de oficina
  • Organizar y coordinar citas de conferencias de reuniones y viajes
  • Toma de pedidos del Gerente de ventas y mantenimiento de archivos y coordina con el personal
  • Actualización del perfil de negocio enviar tarjetas a los clientes en festivales fiestas u otras ocasiones especiales
  • Manejar preguntas de los clientes cuando sea necesario
  • Configurar y mantener sistemas de archivo
  • Enlace con los contactos internos y externos
  • Coordinar el flujo de información tanto interna como externamente
  • Preparar informe de gastos de negocio
  • Proporcionar apoyo secretarial administrativo a los miembros del equipo
  • Compila datos de presupuesto de registros mantiene registros de las transferencias de presupuesto
  • Desarrollar y mantener hojas de cálculo computarizadas y bases de datos para introducir información y generar informes pueden producir revisar o refinar materiales de presentación formal, utilizando el software de presentación
  • Proporcionar apoyo secretarial y procesamiento de textos
  • Tipo de documentos confidenciales en un sistema de procesamiento de textos
  • Ayudar en la planificación y preparación de reuniones conferencias
  • Localiza y se fija archivo correspondiente a correspondencia para ser contestadas por empleador
  • Toma dictado en taquigrafía o por el máquina y transcribe notas en máquina de escribir o computadora o transcribe de grabaciones de voz
  • Compone y tipos de correspondencia rutinaria
  • Organiza y mantiene el sistema de archivo y correspondencia de los archivos y otros registros
  • Coordina horario Gerente y hace citas
  • Recibe a los visitantes regulares y conduce a área apropiada o persona
  • Organiza y coordina programas de viajes y reservas
  • Realiza investigación y compila y tipos de informes estadísticos
  • Coordina y organiza reuniones prepara reservas de agendas y prepara instalaciones y registros y transcribe actas de reuniones
  • Hace copias de correspondencia o de otros materiales impresos
  • Ordena y mantiene suministros y arregla para mantenimiento de equipos
  • Buen conocimiento con Windows MS Office e Internet
  • Edición y notas de la prueba de lectura y correspondencia escrita para asegurar la ortografía y la gramática correcta
  • Organizar programas eventos o congresos arreglando para instalaciones de emisión de información o invitaciones altavoces de coordinación y control de presupuesto evento
  • Transcribir el dictado y componer y preparar informes confidenciales de correspondencia y otros documentos complejos
  • Secretaria trabajo obligaciones produce información transcribiendo formato introducción edición de recuperación copia y transmisión de datos de texto y gráficos
  • Organiza trabajo leyendo y enrutamiento de correspondencia que recoge información iniciando telecomunicaciones
  • Mantiene horario Departamento manteniendo calendarios para el personal del Departamento de organización de viajes y reuniones conferencias teleconferencias
  • Mantiene la confianza del cliente y protege las operaciones manteniendo información confidencial
  • Mantiene inventario de suministros de oficina por comprobación de valores para determinar el inventario nivel anticipando necesarios suministros colocando y agilizar pedidos de suministros verificación de recepción de suministros
  • Mantiene equipos operacionales siguientes instrucciones y procedimientos establecidos
  • Asegura información realizando copias de seguridad de base de datos
  • Mantiene conocimientos técnicos asistiendo a talleres educativos, lectura de publicaciones Secretaría
  • Preparar actas de las reuniones si es necesario y solicitar su aprobación y su distribución según corresponda con el fin de proporcionar servicios de apoyo eficaces
  • Excelente dominio de idioma inglés escrito y verbal
  • Corte limpio fuerte con personalidad candente
  • Variación de escribir órdenes comunicaciones sitio consultas semanales informes y actas de reuniones etc.
  • Mantenimiento de archivos maestros para todos los faxes correos internos y otras correspondencias
  • Preparar ofertas de cotizaciones y otros documentos según las necesidades relacionados
  • Mantener todas las máquinas de oficina como fax copiadora escaner computadora impresora etc en buenas condiciones de trabajo solicitar reparación o reemplazo de vez en cuando
  • Debe tener conocimientos en computación MS WORD , POWERPOINT y EXCEL

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