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Description de poste de réceptionniste / Rôles et responsabilité échantillon

  • Préparer le courrier sortant à être envoyés via FedEx et UPS etc..
  • Place des commandes pour les fournitures de bureau
  • Aide avec le travail général de bureau fournitures de Qualifications
  • Aptitude démontrée avec Outlook Excel et PowerPoint
  • Le travail de réceptionniste sera le premier point de contact pour tous les visiteurs à l’office
  • Transfert d’appels à la personne concernée
  • Tri et distribution de post et tous les autres fichiers
  • Accueille les visiteurs d’une manière amicale et professionnelle
  • Traiter des questions du public et des clients
  • Réceptionniste doit assure la connaissance des mouvements de personnel dans et hors bureau
  • Soutien administratif et de soutien général
  • Ce travail exige de recevoir et trier le courrier et livraisons
  • Ranger et conserver la zone de réception
  • Coordonnées et livres de voyages pour les employés
  • et maintient la surface réceptrice garde bureau et dépôt d’aires de stockage organisé et maintient propre connaissance du stock emplacement de commercialisation de matériel etc.
  • Accueillir les clients à la réception et les diriger convenablement
  • Coordonner l’utilisation de la salle de formation salle de réunion
  • Coordonner et gérer l’horaire
  • Organiser l’envoi de paquets sortants de courrier et de messagerie
  • Commandez et maintenir le stock de fournitures de bureau
  • Signaler tout problème de maintenance immédiatement au gestionnaire de ligne
  • Candidat doit être capable de mener plusieurs tâches et avoir de solides compétences en communication
  • Effectuer des tâches de soutien administratif comme commande fournitures pour l’épicerie de papeterie fournitures pour les documents de type siège social etc., tel qu’indiqué par le gestionnaire
  • Collecte tri distribuer ou préparer des messages électroniques ou des livraisons de courrier
  • Garder un enregistrement en cours de localisation des membres du personnel et disponibilité
  • Assurer la coordination avec les gestionnaires respectifs et s’arranger pour envoyer des marchandises ou matériel à l’emplacement respectif
  • Recevoir des documents présentées par les pilotes depuis les coordonnées des boutiques camionnette de livraison fait une remarque d’eux distribue comme necessaryReceive courrier postal les trier et une distribution H
  • Garder une trace des appels importants et lettre
  • Codes de commentaires entre et met à jour les données dans le manuel et/ou afin de maintenir des dossiers actuels et initie des actions correctives si nécessaire pour assurer l’exactitude et l’exhaustivité
  • Horaires de rendez-vous pour le personnel et coordonne les engagements de calendrier pour les salles de réunion
  • Maintient des moniteurs et contribue à la modification des systèmes et procédures de contrôle de document de dépôt
  • Compile et prépare les tables de données numériques et des rapports de renseignements trouvés dans d’autres sources
  • Capte et distribue des itinéraires factures factures réquisitions paiement demande les formulaires de commandes de réclamations demande et des offres pour le traitement
  • Relit les documents pour l’exhaustivité de la précision et respect des exigences procédurales
  • Reçoit et enregistre les encaissements espèces et ou de contrôles et de questions
  • Connaissance considérable des procédures pratiques modernes de bureau et équipements
  • Bonne connaissance de l’orthographe anglaise d’affaires et d’arithmétique
  • Connaissance considérable des fonctions et procédures de règlement sur les règles du ministère
  • Capacité d’établir et de maintenir des relations de travail efficaces avec les autres employés et le public
  • Capacité à traiter le bureau forme réclamations factures requêtes et demandes
  • Capacité de préparer des déclarations et avis de calcul des frais applicables sur la base des documents et règlements
  • Capacité à respecter les échéances sensibles de temps et de gérer les dossiers confidentiels
  • Photocopie de numérisation de production

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