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Description du poste de Secrétaire / Rôles et responsabilité échantillon

  • Type de composer et de distribuer correspondance habituelle de notes et rapports de réunion
  • Remplir les formulaires conformément aux procédures de la compagnie
  • Organiser et coordonner les réunions conférences et réservations pour le personnel de bureau de voyage
  • Accueillir les visiteurs et gérer les appelants leur et les diriger vers les personnes appropriées selon vos besoins
  • Faire des copies de correspondance et d’autres documents imprimés
  • Planifier et confirmer les nominations pour les clients de clients ou de superviseurs
  • Établir et de maintenir le papier et les systèmes de dépôt électronique pour la correspondance de documents et autres matériels
  • Recueillir et distribuer les fonds des comptes de caisse et tenir des registres des collections et des débours
  • Effectuer des recherches pour trouver les informations nécessaires à l’aide de sources telles que l’Internet
  • Apprendre à exploiter les nouvelles technologies de bureau ils sont développés et mis en œuvre
  • Exploiter des systèmes de courrier électronique et coordonner la circulation de l’information tant à l’interne et avec d’autres organisations
  • Effectuer les tâches demandées par le responsable direct et selon les besoins de l’entreprise
  • Préparer et gérer les documents et rapports de correspondance
  • Responsable de la mise à jour et la brochure production suivent de documents du ministère
  • Assurer la liaison avec les clients et les clients à tous les niveaux
  • Organisation de visionnements et autres tâches générales de bureau
  • Organiser et coordonner les rendez-vous conférences réunions et préparatifs de voyage
  • Prise de commande du gestionnaire de vente et gestion de fichiers et de coordination avec le personnel
  • Mise à jour du profil de l’entreprise envoyer cartes aux clients sur les festivals de vacances ou autres occasions spéciales
  • Gérer les renseignements sur les clients lorsque cela est nécessaire
  • Mettre en place et maintenir des systèmes de production
  • Liaison avec les contacts internes et externes
  • Coordonner la circulation de l’information interne et externe
  • Préparer le rapport de dépenses d’affaires
  • Fournir un soutien de secrétariat administratif pour les membres de l’équipe
  • Données budgétaires compile des dossiers tient des registres des transferts budgétaires
  • Développer et maintenir informatisée des tableurs et des bases de données pour entrer des données et générer des rapports peuvent produire de réviser ou affiner les documents de présentation formelle à l’aide de logiciels de présentation
  • Fournir l’appui et traitement de texte
  • Type de documents confidentiels sur un système de traitement de texte
  • Aider à la planification et la préparation des réunions conférences
  • Localise et attache le fichier approprié à la correspondance doit être donnée par l’employeur
  • Prend de la dictée en sténographie ou par machine et transcrit les notes sur ordinateur ou machine à écrire ou transcrit des enregistrements vocaux
  • Compose et types de correspondance habituelle
  • Organise et maintient le système de fichiers et la correspondance des fichiers et autres documents
  • Coordonne le programme de gestionnaire s et nomme
  • Accueille les visiteurs réguliers et mène à la zone appropriée ou une personne
  • Organise et coordonne les horaires de voyage et réservations
  • Effectue des recherches et compile et types de rapports statistiques
  • Coordonne et organise les réunions prépare les réserves de l’ordre du jour et prépare des installations et des dossiers et transcrit les procès-verbaux des réunions
  • Effectue des copies de correspondances ou d’autres documents imprimés
  • Commandes et maintient des stocks et prend des dispositions pour l’entretien du matériel
  • Bonne connaissance de Windows, MS Office et Internet
  • Edit et relue mémos et correspondance écrite pour s’assurer que l’orthographe et la grammaire correcte
  • Organiser des programmes événements ou conférences en organisant pour les installations émettant des informations ou des invitations, coordination des intervenants et budget de l’événement
  • Transcrire de dictée et de composer et de préparer des rapports confidentiels de correspondance et autres documents complexes
  • Informations produit les fonctions de Secrétaire du travail de transcription de formatage de saisie édition récupération de copie et de transmission de données textuelles et graphiques
  • Organise le travail par la lecture et de correspondances informations collecteurs initiant des télécommunications de routage
  • Maintient des département horaire en maintenant les calendriers pour le personnel de département Organisation de voyages et réunions conférences téléconférences
  • Maintient la confiance des clients et protège les opérations de garder confidentielles les informations
  • Maintient des stocks de fournitures de bureau en vérifiant le stock pour établir l’inventaire niveau nécessaire d’anticiper fournitures plaçant et accélérer les commandes de fournitures vérifier la réception des fournitures
  • Maintient l’équipement opérationnel par suivant instructions du fabricant et aux procédures établies
  • Protège les informations en effectuant des sauvegardes de base de données
  • Tient à jour des connaissances techniques en participant à des ateliers éducatifs lecture Secrétariat publications
  • Préparer les procès-verbaux des réunions si nécessaire et de prendre des dispositions pour leur approbation et de distribution de façon à fournir des services efficaces
  • Excellente maîtrise de la langue anglaise écrite et verbale
  • Coupe nette sharp regardant avec une personnalité qui grésille
  • Tapant variation ordonne la communication site enquêtes hebdomadaires rapports et procès-verbaux des réunions etc.
  • Maintien des fichiers maîtres pour tous les Fax mails internes et autres correspondances
  • Préparation d’offres de citations et d’autres documents au besoin connexes
  • Maintien de tous les ordinateurs de bureau comme fax copieur scanner ordinateur imprimante etc en bon état organiser pour réparation ou remplacement de temps en temps
  • Doit avoir des connaissances en informatique MS WORD , POWERPOINT et EXCEL

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