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Descrizione del lavoro di segretaria / Ruoli e responsabilità campione

  • Tipo di comporre e distribuire riunioni corrispondenza sistematica note e rapporti
  • Completamento di moduli conformemente alle procedure aziendali
  • Organizzare e coordinare conferenze riunioni e viaggi prenotazioni per ufficio del personale
  • Accolgono i visitatori e i chiamanti gestire loro e orientarle verso le persone idonee in base alle loro esigenze
  • Fare copie di corrispondenza e di altro materiale stampato
  • Pianificare e confermare gli appuntamenti per clienti o supervisori
  • Impostare e gestire la carta e sistemi di archiviazione elettronica per corrispondenza record e altro materiale
  • Raccogliere ed erogare fondi da conti di cassa e tenere un registro delle collezioni e degli esborsi
  • Condurre ricerche per trovare le informazioni necessarie utilizzando tali fonti come Internet
  • Imparare a gestire le nuove tecnologie dell'ufficio come essi sono sviluppati e attuati
  • Operare con sistemi di posta elettronica e coordinare il flusso di informazioni, sia internamente che con altre organizzazioni
  • Eseguire i compiti richiesti da responsabile diretto e secondo esigenza aziendale
  • Preparare e gestire documenti e rapporti di corrispondenza
  • Responsabile per l'aggiornamento e produzione di brochure di follow-up documenti Ministero
  • Rapporti con clienti e clienti a tutti i livelli
  • Organizzazione di visite e altre funzioni dell'ufficio generale
  • Organizzare e coordinare appuntamenti conferenze riunioni e organizzazione del viaggio
  • Prendendo ordini dal responsabile vendite e gestione dei file e coordinamento con il personale
  • Aggiornamento profilo business Invia carte ai clienti sui festival di vacanze o altre occasioni speciali
  • Gestire le richieste dei clienti quando necessario
  • Impostare e gestire sistemi di archiviazione
  • Collegamento con contatti interni ed esterni
  • Coordinare il flusso di informazioni, sia internamente che esternamente
  • Preparare report di spesa di affari
  • Fornire supporto di segreteria amministrativa per i membri del team
  • Compila i dati di budget da record mantiene record di storni di bilancio
  • Sviluppare e mantenere database di immettere informazioni e generare report e fogli di calcolo computerizzati possono produrre rivedere o perfezionare i materiali di presentazione formale utilizzando software di presentazione
  • Fornire il supporto di elaborazione testi e segreteria
  • Tipo di documenti riservati su un sistema di elaborazione testi
  • Assistere nella pianificazione e preparazione delle conferenze incontri
  • Individua e associa file appropriato alla corrispondenza di risposta dal datore di lavoro
  • Fa il dettato in forma abbreviata o dalla macchina e trascrive le note sulla macchina da scrivere o computer o trascrive da registrazioni vocali
  • Compone e tipi di corrispondenza sistematica
  • Organizza e gestisce il sistema di file e file corrispondenza e altri documenti
  • Coordina il programma di gestione s e rende gli appuntamenti
  • Accoglie i visitatori pianificati e conduce all'area appropriata o persona
  • Organizza e coordina programmi di viaggio e prenotazioni
  • Svolge attività di ricerca e consente di compilare e tipi di rapporti statistici
  • Coordina e organizza riunioni prepara agende riserve e prepara le strutture e i record e trascrive i verbali delle riunioni
  • Fa le copie di corrispondenza o altri materiali stampati
  • Ordini ed effettua forniture e organizza per la manutenzione delle attrezzature
  • Buona conoscenza con Windows MS Office e Internet
  • Modifica e riletta Memo e corrispondenza scritta per garantire la corretta grammatica e ortografia
  • Organizzare programmi di eventi o conferenze organizzando per strutture rilascio informazioni o inviti altoparlanti di coordinamento e controllo budget evento
  • Trascrivere la dettatura e comporre e preparare rapporti confidenziali di corrispondenza e altri documenti complessi
  • Informazioni produce mansioni di Segretario trascrivendo formattazione inserendo editing recupero copia e trasmissione di dati di testo e grafica
  • Organizza il lavoro di lettura e routing corrispondenza raccogliendo informazioni avvio di telecomunicazioni
  • Mantiene il dipartimento programma di mantenere i calendari per il personale di reparto organizzare viaggi e incontri conferenze teleconferenze
  • Mantiene la fiducia dei clienti e protegge le operazioni mantenendo informazioni confidenziali
  • Mantiene l'ufficio forniture inventario controllando stock per determinare l'inventario livello anticipando necessarie forniture immissione ed accellerare gli ordini per forniture verifica ricevimento delle forniture
  • Mantiene le attrezzature operative di seguito le istruzioni del produttore e le procedure stabilite
  • Assicura le informazioni completando i backup dei database
  • Effettua la conoscenza tecnica partecipando a laboratori didattici, lettura di pubblicazioni segreteria
  • Preparare i verbali delle riunioni se necessario e provvedere alla loro approvazione e distribuzione appropriata al fine di fornire servizi di assistenza efficace
  • Eccellente padronanza della lingua inglese sia scritta che verbale
  • Taglio pulito tagliente guardando con personalità frizzante
  • Digitando la variazione degli ordini comunicazioni sito richieste rapporti settimanali e verbali delle riunioni ecc
  • Mantenendo i file master per tutti i fax mail interna e altre corrispondenze
  • Preparazione di preventivi offerte e altri documenti come e quando richiesti correlati
  • Mantenendo tutte le macchine di ufficio come fax fotocopiatrice scanner computer stampante ecc in buone condizioni provvedere alla riparazione o sostituzione di volta in volta
  • Deve avere conoscenza in Computer MS WORD , POWERPOINT ed EXCEL

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