Hem / Kundservice / Sekreteraren arbetsbeskrivning / Roller och ansvar prov

Sekreteraren arbetsbeskrivning / Roller och ansvar prov

  • Komponera typ och distribuera möte anteckningar rutinmässiga korrespondens och rapporter
  • Komplett former enligt förfaranden som företaget
  • Ordna och samordna konferenser möten och reseguide för kontorspersonal
  • Hälsar besökare och de som ringer ska hantera deras och rikta dem till lämpliga personer efter deras behov
  • Göra kopior av korrespondens och andra trycksaker
  • Schemalägga och bekräfta utnämningarna för klienter kunder eller handledare
  • Ställa in och underhålla papper och elektronisk arkivering system för poster korrespondens och andra material
  • Samla in och betala ut medel från kassakonton och föra register över samlingar och utbetalningar
  • Genomföra sökningar för att hitta nödvändig information med sådana källor som Internet
  • Lär dig att använda ny teknik som de utarbetas och genomförs
  • Driva e-postsystem och samordna informationsflödet både internt och med andra organisationer
  • Utföra de uppgifter som efterfrågades av direkta chef och affärsbehov
  • Förbereda och hantera korrespondens rapporter och dokument
  • Ansvarig för broschyr produktion och uppdatering följa upp ministeriet dokument
  • Kontakter med klienter och kunder på alla nivåer
  • Arrangera visningar och andra allmänna kontoret uppgifter
  • Organisera och samordna möten konferenser utnämningar och researrangemang
  • Ta emot beställningar från försäljningschefen och behålla filer och samordna med personal
  • Uppdatera affärsprofil sända kort klienter på semester festivaler eller andra speciella tillfällen
  • Hantera kund frågor vid behov
  • Ställa in och underhålla arkivering system
  • Samarbete med interna och externa kontakter
  • Samordna informationsflödet både internt och externt
  • Förbereda business utgiftsrapport
  • Ge administrativa sekretariatsstöd till gruppmedlemmar
  • Sammanställer budgetdata från register upprätthåller register över budgetöverföringar
  • Utveckla och underhålla datoriserade kalkylblad och databaser för att ange information och generera rapporter kan producera revidera eller förfina formell presentationsmaterial med presentation programvara
  • Stödja ordbehandlingsprogram och sekreterartjänster
  • Skriv konfidentiella dokument på ett ordbehandling system
  • Hjälpa till att planera och förbereda möten konferenser
  • Lokaliserar och bifogar lämplig fil till korrespondensen besvaras av arbetsgivare
  • Tar diktamen i stenografi eller maskinellt och transcribes anteckningar på dator eller skrivmaskin eller transcribes från röstinspelningar
  • Komponerar och typer rutinmässiga korrespondens
  • Organiserar och upprätthåller filsystemet och filer korrespondens och andra handlingar
  • Samordnar manager s schema och gör avtalade tider
  • Hälsar regelbunden besökare och bedriver lämpligt område eller person
  • Ordnar och samordnar reseplanering och bokningar
  • Bedriver forskning och sammanställer och typer statistiska rapporter
  • Samordnar och arrangerar möten förbereder dagordningar reserver och förbereder faciliteter och poster och transcribes mötesprotokoll
  • Gör kopior av korrespondens eller andra trycksaker
  • Order och underhåller leveranser och ordnar för underhåll av utrustning
  • Goda kunskaper med Windows MS Office och Internet
  • Redigera och korrekturläst minnesanteckningar och skriftliga korrespondens att säkerställa korrekt grammatik och stavning
  • Ordna program händelser eller konferenser genom att ordna för faciliteter utfärda information eller inbjudningar koordinera högtalare och styra händelse budget
  • Transkribera diktamen och komponera och förbereda konfidentiella korrespondens rapporter och andra komplexa dokument
  • Sekreterare arbetsuppgifter producerar information genom att transkribera formatering inmatning redigering hämtar kopiering och överföring av textdata och grafik
  • Organiserar arbetet genom att läsa och routningsinformation korrespondens samlande inleda telekommunikation
  • Underhåller institutionen schema genom att upprätthålla kalendrar för institutionen personal ordna möten konferenser telefonkonferenser och resor
  • Underhåller kundens förtroende och skyddar verksamhet genom att hålla informationen konfidentiell
  • Underhåller kontoret tillförsel lagret genom att kontrollera lager för att bestämma inventering nivå förutse behövs levererar utsläppande och påskynda beställningar om leveranser kontrollera inleverans av varor
  • Håller utrustning operativa följande tillverkarens anvisningar och etablerade förfaranden
  • Säkrar information genom att fylla databassäkerhetskopior
  • Underhåller tekniska kunskaper genom att delta i pedagogiska verkstäder läsa sekreterar publikationer
  • Förbereda protokoll från möten om det behövs och ordna för deras godkännande och distribution som är lämpligt för att tillhandahålla effektivt stödtjänster
  • Utmärkta kunskaper i engelska språket både skriftlig och muntlig
  • Ren skär skarpa ser med fräsande personlighet
  • Att skriva variation beställer communications webbplats förfrågningar veckovisa rapporter och protokoll från möten etc
  • Att upprätthålla huvudfiler för alla fax interna e-mail och andra överensstämmelser
  • Förbereda anbud som citat och andra relaterade dokument och när den behövs
  • Att upprätthålla alla kontorsmaskiner som fax kopiator scanner dator skrivare etc i gott skick ordna för reparation eller utbyte från tid till
  • Måste ha kunskap i datorn MS WORD , POWERPOINT och EXCEL

Om samverkansgruppen

Kontrollera också

Socionom jobb Beskrivning prov

Socialarbetare är pålitlig för att hjälpa individer, familjer, och grupper av människor att hantera med …